AlexaとIFTTTを使った在宅ワーク時における勤怠共有方法

2020年6月12日

在宅ワーク時の勤怠共有が地味に面倒だったので、Amazon Echo（Alexa）とIFTTTを使って少しだけ楽にしました。

事前準備

Alexaが搭載されているAmazon Echo等を買う（たぶんAmazonのアカウント登録+Alexaアプリをスマホに入れるだけでもできる※未確認）
自分のGoogle Drive内に適当なフォルダを作り、Google スプレッドを2つ作る（2つじゃなくてもいいけど）スプレッドのスクリプトエディタで簡単なGASを書く。
IFTTTでアプレットを6つぐらい作る（たぶんZapierでもできる）

どんな風に変わったか

これまで

① メーラーを開く
② 件名に【在宅勤務/河村】と入力
③ 本分に「開始します」または「終了します」と入力
④ 送信
⑤ slackを開く
⑥ ステータス変更する（「出勤中」または「退勤中」）

所要時間：1分ぐらい

こうなった

① 「アレクサ、出勤します」または「アレクサ、退勤します」とAlexaに言う

所要時間：3秒ぐらい

Amazon Echo（Echo DotやEcho Show等）に声をかけると、これまでの①から⑥に相当することを自動でやってくれる。

とりあえずやったことのメモ

IFTTTへのサインイン

IFTTT
https://ifttt.com/

IFTTTのサイトの右上「Sign Up」を選択、SORAのGoogleアカウントでSSOできるので簡単。

IFTTTのアプレット登録-共通（以下①と②の共通事項）

IFTTTへサインイン後の画面で、右上のメニューから「Create」を選択。
「If +This Then That」とあるので「+This」を選択。
「Choose a service」とあるので「alexa」と入力し、表示された「Amazon Alexa」を選択。
「Connect」を選択し、Amazonのログイン情報（Eメールまたは携帯電話番号とパスワード）を入力。
「Choose trigger」とあるので「Say a specific phrase」を選択。
「What phrase?」にトリガーとなる音声を入力し、「Create trigger」を選択。（例. 「出勤します」など）※漢字を含めても良い
「If Then +That」とあるので「+That」を選択。※「+This」だった部分はAlexaのアイコンに変わっている

IFTTTのアプレット登録-①（slackのステータス変更編）

IFTTTのアプレット登録-共通を実施。
「Choose action service」とあるので「webhooks」と入力し、表示された「Webhooks」を選択。
「Choose action」とあるので「Make a web request」を選択し、以下のように適宜情報を入力。（例. 退勤の場合）
・URL: https://slack.com/api/users.profile.set
・Method: POST
・ContentType: application/x-www-form-urlencoded
・Body: token=xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx={秘密}&profile={“status_text”:”退勤中”,”status_emoji”:”:ng:”, “status_expiration”:0}
※上記は退勤の場合の例です。やりたいことに合わせstatus_textとstatus_emojiを適宜変更してください。
※{秘密}はご自身のslackのメンバーIDを入力してください。（大文字Uから始まる文字列です）

「Create action」を選択。
「Review and finish」とあるので「Finish」を選択。

IFTTTのアプレット登録-②（メール送信編）

IFTTTのアプレット登録-共通を実施。
「Choose action service」とあるので「google」と入力し、表示された「Google Sheets」を選択。
「Choose action」とあるので「Update cell in spreadsheet」を選択し、以下のように適宜情報を入力。（例. 退勤の場合）
・Drive folder path: Amazon Alexa/
・Spreadsheet name: attendance_leaving
・Which cell?: A1
・Value: {{TriggeredAt}}
※上記は退勤の場合の例です。やりたいことに合わせSpreadsheet nameを適宜変更してください。（例えば出勤の場合は「attendance_going」とか）
「Create action」を選択。
「Review and finish」とあるので「Finish」を選択。

メール送信

先ほどのIFTTTのアプレット登録-②（メール送信編） で設定した「Drive folder path」のGoogle Driveのフォルダに「Spreadsheet name」の名前のGoogleスプレッドを作成しておきます。

この後のAlexaの設定で、予め決めておいた発声をトリガーに、上記のGoogleドライブ＆GoogleスプレッドのA1セルに、トリガーを受け付けた日時が設定されます。

GASでは、このA1の値を参照し、入力値があればA1セルをクリアしつつ、所定のアドレスへメールを送信。
この処理を1分間隔で実行するように設定しておきます。

なお、本当はIFTTTでGmail連携ができればスマートだったのですが、IFTTTとGmailへの連携は数年前に停止されてしまったので、苦肉の策という感じです。

Alexa側の設定

iOSであればApp Storeに「Amazon Alexa」というアプリがあるので、それをダウンロードしておきます。
このアプリに「定型アクション」というメニューがあるので、

トリガーとなる発声（フレーズ）
IFTTT上のアプレット

をそれぞれ入力・選択することで、所定の発声をすることで、予め決められたアクション（今回ではslackのステータス変更とメール送信）を実行させることができます。
ちなみにこの定型アクションは、一つの発声に対して、複数のIFTTTのアプレットを登録できるので、様々なことを同時に実行させることができます。